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离职证明到底怎么写(出具离职证明时应注意哪些问题)

2021-07-03 16:40:02

根据《劳动合同法》规定,用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者,给其他用人单位造成损失的,应当承担连带赔偿责任。实务中,很多用人单位为避免招用与前单位尚未解除或者终止劳动关系的劳动者而承担连带责任,都会要求劳动者入职时提供原用人单位出具的离职证明
 
当然,新用人单位通过离职证明也能获悉关于劳动者工作履历的一些信息。如果劳动者无法提供,则很可能被新用人单位拒之门外。如果劳动者暂时未能找到新工作,在申领失业保险金时,离职证明亦是必须递交的材料之一。然而,个别用人单位将离职证明作为和劳动者博弈或谈判的筹码,或者作为惩罚“坏员工”的工具。也有一些用人单位由于没有认识到离职证明对劳动者的重要性,而忘记或者怠于出具离职证明。前述两种情形,都是存在法律风险的,用人单位应当予以避免。
 
出具离职证明有何法律依据
 
《劳动合同法》第五十条规定,用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。《〈劳动合同法〉实施条例》第二十四条又对离职证明作出进一步的规定——用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明,应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。
 
另外,《社会保险法》第五十条还规定,用人单位应当及时为失业人员出具终止或者解除劳动关系的证明,并将失业人员的名单,自终止或者解除劳动关系之日起十五日内告知社会保险经办机构。失业人员应当持本单位为其出具的终止或者解除劳动关系的证明,及时到指定的公共就业服务机构办理失业登记。人力资源和社会保障部《实施〈中华人民共和国社会保险法〉若干规定》第十九条亦明确,用人单位在终止或者解除劳动合同时拒不向职工出具终止或者解除劳动关系证明,导致职工无法享受社会保险待遇的,用人单位应当依法承担赔偿责任。
 
因此,为劳动者出具离职证明,是用人单位的法定义务,若未出具该证明,则将承担相应的法律风险。
 
面临哪些潜在法律风险
 
根据《社会保险法》第八十五条的规定,用人单位拒不出具终止或者解除劳动关系证明的,依照《中华人民共和国劳动合同法》的规定处理。
 
那么,《劳动合同法》又是怎么规定的呢?《劳动合同法》第八十九条提到,用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明,由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。如何理解“给劳动者造成损害的”?其实,实践中最主要的损害结果就是用人单位未出具离职证明,导致劳动者未能入职新单位工作。
 
另外,人力资源和社会保障部《实施〈中华人民共和国社会保险法〉若干规定》第十九条也规定了用人单位未向劳动者出具离职证明的法律风险,即“导致职工无法享受社会保险待遇的,用人单位应当依法承担赔偿责任”。这里的“导致职工无法享受社会保险待遇”,可以视为前述《劳动合同法》第八十九条规定的“给劳动者造成损害的”的情形之一。
 
离职证明到底怎么写(出具离职证明时应注意哪些问题)
 
未出具离职证明,如何赔偿
 
对于劳动者而言,离职证明的主要作用有二:一是获得申领失业保险金之资格;二是证明劳动关系情况,便于应聘新工作。
 
若因用人单位未出具离职证明,导致劳动者无法享受失业保险金,则用人单位一般应赔偿劳动者无法享受失业保险金期间的经济损失,赔偿之标准可参照失业保险金的发放标准。
 
若因用人单位未出具离职证明,导致劳动者未能入职新单位的,则用人单位亦须赔偿劳动者相应的经济损失。在司法实践中,此种情形下的赔偿金额,一般会参考几种因素,比如原用人单位不予出具离职证明的恶意程度、劳动者离职前12个月的工资待遇、拟入职新单位的薪资情况、因未出具离职证明而给劳动者带来入职困扰的期限长短等等。
 
当然,需要指出的是,劳动者对于要求用人单位赔偿经济损失的主张,是需要承担举证责任的,不仅要证明经济损失的存在,更要举证证明该损失与用人单位未出具离职证明之间存在因果关系。
 
能否不出具离职证明
 
实践中,不少用人单位认为其未向劳动者出具离职证明是基于“正当理由”的——比如有的是因为劳动者离职时拒不配合工作交接,有的是因为劳动者在职期间消极怠工或严重违法规章制度,还有的是由于劳动者有尚未归还的预借款等等。
 
那么,在前述情况下,用人单位能否据此不予出具离职证明呢?答案是——不可以。《劳动合同法》明确规定,用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明。也就是说,出具离职证明,是用人单位的法定义务,是不附加任何条件的。
 
这里也顺便提醒一下,对于实务中用人单位经常遇到的劳动者拒不配合工作交接的情况,应该如何处理呢?根据《劳动合同法》第五十条之规定,劳动者应当按照双方约定,办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的,在办结工作交接时支付。其实,离职时做好工作交接,也是劳动者的附随义务,如果劳动者拒不配合工作交接,用人单位有权拒付经济补偿金。如果劳动者在工作交接时,恶意给单位造成损失,用人单位也有权要求其承担赔偿责任。
 
出具证明时应注意哪些问题
 
为避免在日后可能出现的争议中处于被动地位,用人单位在向劳动者出具离职证明时,原则上应要求劳动者当场书面签收确认,以证明用人单位履行了法定义务。若在特殊情况下,用人单位需要向劳动者邮寄离职证明的,请务必保留相关单据并注明文件名称,有条件的最好拍摄一段能清楚体现用人单位将员工离职证明放入具有快递代码的信封中并交于快递员封存的视频。邮寄离职证明的,应按照劳动者本人确认的联系地址寄发。
 
另外,实务中有很多用人单位对出具离职证明的时间有误解,认为用人单位应当在解除或终止劳动合同的十五日内向劳动者出具离职证明。其实,根据《劳动合同法》第五十条之规定,用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并不存在十五日的“期限”。当然,用人单位为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续的,依法可以在劳动关系解除或终止后十五日内处理。这个时间概念,用人单位不要混淆,以免产生不必要的误解。
 
离职证明如何写?
 
应使用何种语言
 
曾经有外资企业向劳动者出具英文版的离职证明,可不可以?虽然该用人单位有出具离职证明的行为,但是原则上还是应当出具中文版(或中外双语)的离职证明。假设前述情况下,劳动者应聘的新单位不承认或无法理解英文版离职证明的内容,因此最终未予录用,又或者该劳动者拿着英文版的离职证明申领失业保险金未或批准,则出具该英文版离职证明的用人单位或将面临赔偿责任。
 
哪些内容必须写
 
根据《〈劳动合同法〉实施条例》第二十四条的规定,用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明,应当写明四项内容:第一,劳动合同期限;第二,解除或者终止劳动合同的日期;第三,工作岗位;第四,在本单位的工作年限。
 
上述内容,用人单位必须如实填写,既不能出于好心而帮劳动者“润色”一下,也不能因为劳动者在职期间表现不佳就歪曲事实。当然,用人单位明确前述信息,开具离职证明时,也千万不要忘记加盖用人单位的公章并注明出具证明的具体日期。
 
能否注明离职原因
 
其实,根据《〈劳动合同法〉实施条例》第二十四条之规定,离职原因并非离职证明必须写明的内容,但建议用人单位简单注明离职原因——到底是劳动者主动辞职的,是用人单位单方解除劳动合同的,是劳资双方协商一致解除劳动合同的,还是劳动合同依法终止的。离职原因要点到为止,不要画蛇添足。
 
比如,有个程序员戴某,因为种种原因申请辞职,原用人单位也出具了离职证明。戴某在辞职前后,实际上已经联系好了新单位,通过了笔试和面试。戴某一拿到离职证明,就信心十足地去新单位办理入职手续。但就在办理入职的当天,戴某就被新单位告知“拒绝录用”。戴某感觉非常莫名其妙,在几经询问之后,新用人单位才给出了理由,拒绝录用是因为看到了戴某的离职证明。
 
该离职证明载明:我司劳动者戴某于 2017 年 4 月 5 日入职,在我司某研发部门担任工程师岗位,至 2017 年 10 月 9 日在其负责的项目未完成的情况下,因个人原因提出离职申请,经用人单位慎重考虑准予离职。
 
也就是说,新用人单位看到离职证明记载的戴某“在项目未完成情况下离职”而不敢再录用他。戴某认为原用人单位出具的离职证明直接影响到其再就业,故要求原用人单位重新出具离职证明。而原用人单位则主张离职证明上记载的是事实情况,戴某确实是在项目未完成的情况下离职,故不同意重新出具离职证明。
 
其实,根据我国《就业促进法》第三条之规定,劳动者依法享有平等就业和自主择业的权利。如果用人单位在离职证明中记载劳动者的负面信息,会不可避免地影响劳动者的再就业。对于用人单位而言,建议尽量不要在离职证明中对劳动者在职期间的品德操守和工作情况进行评价,以免产生不必要的争议和纠纷。
 
另外,如果劳动者主动辞职,但是在之后申领失业保险金时发现,必须是“非本人意愿终断就业”才有资格申领。此时,劳动者要求用人单位更改离职证明,把“辞职”删掉,可不可以?答案也是不可以的,用人单位应实事求是地出具离职证明,不能为任何骗保行为提供便利。
 

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